Zgodność z RODO

1. Nasze zobowiązanie wobec RODO

Virtual Receptionist zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, które przetwarzamy. Wdrożyliśmy kompleksowe polityki i procedury w celu zapewnienia zgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) Unii Europejskiej, które weszło w życie 25 maja 2018 r.

Jako administrator i podmiot przetwarzający dane, postępujemy z danymi osobowymi zgodnie z zasadami RODO: zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.

2. Zasady przetwarzania danych

• Zgodność z prawem: Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na ważnej podstawie prawnej (zgoda, umowa, obowiązek prawny, uzasadniony interes).
• Ograniczenie celu: Zbieramy dane w konkretnych, wyraźnych i uzasadnionych celach.
• Minimalizacja danych: Zbieramy wyłącznie dane niezbędne do zamierzonego celu.
• Prawidłowość: Podejmujemy kroki w celu zapewnienia, że dane osobowe są dokładne i aktualne.
• Ograniczenie przechowywania: Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to konieczne.
• Bezpieczeństwo: Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

3. Państwa prawa wynikające z RODO

Jako podmiot danych, przysługują Państwu następujące prawa na mocy RODO:

4. Środki bezpieczeństwa danych

Wdrażamy zaawansowane środki bezpieczeństwa w celu ochrony Państwa danych osobowych:

• Szyfrowanie end-to-end dla wszystkich transmisji danych (TLS 1.3)
• Szyfrowanie danych w spoczynku za pomocą AES-256
• Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne
• Kontrola dostępu i mechanizmy uwierzytelniania
• Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych
• Procedury reagowania na incydenty
• Plany tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych po awarii

5. Międzynarodowe transfery danych

Gdy przekazujemy dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), zapewniamy odpowiednie zabezpieczenia:

• Standardowe Klauzule Umowne (SKU) zatwierdzone przez Komisję Europejską
• Transfery do krajów z decyzjami o adekwatności
• Wiążące Reguły Korporacyjne, w stosownych przypadkach

6. Umowy powierzenia przetwarzania danych

Jako podmiot przetwarzający dane dla naszych klientów biznesowych, zawieramy Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) zgodne z art. 28 RODO. Nasze umowy DPA obejmują:

• Przedmiot i czas trwania przetwarzania
• Charakter i cel przetwarzania
• Rodzaj przetwarzanych danych osobowych
• Kategorie osób, których dane dotyczą
• Obowiązki i prawa administratora
• Wymagania dotyczące podprocesorów

7. Powiadomienie o naruszeniu danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych:

• Powiadomimy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin
• Poinformujemy osoby, których dane dotyczą, gdy będzie to wymagane
• Udokumentujemy wszystkie naruszenia i podjęte działania naprawcze
• Wdrożymy środki zapobiegające przyszłym naruszeniom